penerapan pengawasan pada organisasi pemuda / mahasiswa .

penerapan pengawasan pada organisasi pemuda / mahasiswa .
Pendahuluan
Pengawasan adalah proses untuk “ menjamin ” bahwa tujuan – tujuan organisasi tercapai . Ini berkenaan dengan cara – cara membuat kegiatan – kegiatan sesuai yang direncakan .

Isi
Pengawasan memiliki 3 tipe dasar yaitu :

Pengawasan pendahuluan ( feedforward control ) dirancang untuk mengantisipasi masalah – masalah atau penyimpangan – penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan .
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan ( concurrent control ) merupakan proses dimana aspek tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double – check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan .
Pengawasan umpan balik ( feedback control ) merupakan pengawasan yang biasa disebut dengan past – action controls, mengukur hasil – hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan .
Proses pengawasan juga memiliki 5 tahap yaitu :
Penetapan standar
Penetapan standar adalah penetapan suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil – hasil . Standar sendiri memiliki 3 standar umum yaitu :
Standar – standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk .
Standar – standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya .
Standar – standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan .
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan meliputi beberapa pertanyan yang penting diantaranya adalah Berapa kali ( how often ) pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, atau bulanan ? Dalam bentuk apa ( what form ) pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telephon ? Siapa ( who ) yang akan terlibat – manajer, staf departemen ? Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal serta dapat diterangkan kepada para karyawan .
Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Pengukuran pelaksanaan meliputi cara yaitu :
Pengamatan ( observasi )
Laporan – laporan, baik lisan maupun tertulis
Metoda – metoda otomatis
Inspeksi, pengujian ( test ) atau dengan pengambilan sampel .
Perbandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan . Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan ( deviasi ) .
Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Tindakan terakhir dari proses pengawasan adalah pengoreksian apabila hasil analisa menunjukkan perlunya pengoreksian maka tindakan ini harus diambil .
Pengoreksiannya dapat berupa :
Mengubah standar mula – mula ( barangkali telalu tinggi atau terlalu rendah )
Mengubah pengukuran pelaksanaan ( inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri )
Mengubah cara dalam menganalisadan menginterpretasikan penyimpangan – penyimpangan .
Kesimpulan
Proses pengawasan sangat penting dalam berorganisasi karena memiliki beberapa faktor :
Perubahan lingkungan organisasi,
Peningkatan kompleksitas organisasi,
Kesalahan – kesalahan yang dilakukan oleh bawahan,
Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang .
Daftar Pustaka
Buku Manajemen Karangan T. Hani Handoko Universitas Gadjah Mada